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Le regole per scegliere il programma di fatturazione elettronica



Il cambio di passo è stato davvero epocale a livello amministrativo e aziendale, poiché con lo sbarco della fatturazione elettronica – obbligatoria dal primo gennaio del 2019 – è stata stravolta la metodologia con la quale questi documenti vengono prodotti. Si tratta di un’evoluzione nel nome della praticità e della semplificazione, che era già stata preceduta nel 2015 dall’introduzione per le pubbliche amministrazioni. Le varie realtà aziendali e professionali hanno l’obbligo di fare ricorso a questo tipo di fatturazione e devono utilizzarla sia per quanto riguarda le emissioni sia in relazione alla ricezione di fatture dai propri fornitori. Come fare per non perdere la bussola? Sarà utile ricorrere a un programma per la fatturazione elettronica professionale, in modo da riuscire a impartire un’accelerata alla procedura e a facilitare i vari passaggi burocratici. E come sceglierlo? Innanzitutto, è necessario capire quanto la fatturazione elettronica possa influire e semplificare il lavoro amministrativo: qui siamo ben oltre il concetto, troppo semplicistico, della digitalizzazione dei ‘vecchi’ documenti, poiché si tratta di andare a modificare del tutto l’intero iter della fatturazione. Una fattura che possa dirsi ‘elettronica’ deve presentarsi in un determinato formato (.xml) e deve essere inviata al cliente tramite un sistema di interscambio. Inoltre, c’è un obbligo di archiviazione di dieci anni nel formato digitale. 

 

Come funziona il software digitale

Un programma di fatturazione elettronica si prenderà la briga di gestire l’intero processo che inizia nel momento in cui la fattura viene emessa e termina quando avviene il pagamento (e, naturalmente, della definitiva archiviazione). Attraverso il software sarà possibile impostare e rendere autonomi molti aspetti del lavoro: per esempio, in merito al momento dell’invio un utente dovrà sempre attendere che la piattaforma di interscambio riceva il documento e poi lo spedisca al cliente. Il software in questo caso, oltre ad automatizzare la procedura, controllerà che non si verifichino eventuali ‘invii a vuoto’, provvedendo di conseguenza. Ma esistono anche programmi che consentono un costante e attento monitoraggio dei singoli pagamenti oppure ancora di spedire dei solleciti in automatico. Le funzionalità necessarie e accessorie (se ne potranno aggiungere di extra anche in un secondo momento) tra le quali orientarsi sono davvero tante e ciascuna è perfettamente in grado di ‘disegnare’ e calibrare quel determinato software sulle specifiche necessità del caso.

 

Le necessità di aziende e professionisti

Ci saranno aziende che hanno bisogno di un gestionale completo, altre invece che hanno bisogno solo di adeguarsi e snellire alla procedura di fatturazione. L’obiettivo dichiarato è comunque quello di rendere le singole pratiche sempre più intuitive, chiare e trasparenti anche per ridurre i tempi di esecuzione e – soprattutto – i possibili errori. Il mercato delle offerte in questa speciale nicchia si è ben presto riempito di possibilità di scelta, ecco perché la consultazione delle molte vetrine online è in grado di rendere più agevole la decisione in merito alla piattaforma giusta. Il programma di fatturazione elettronica servirà a semplificare la vita sia alle grandi aziende che alle piccole imprese e le associazioni. Il commercialista potrà offrire questo servizio ai clienti del proprio studio, andando a intercettare un bisogno assolutamente reale di precisione e continuità. Quello di digitalizzare i processi amministrativi è un passo in più verso il mare magnum dei benefici che l’evoluzione digitale può offrire a professionisti e aziende.

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