Il contenimento delle spese aziendali è uno dei problemi più frequenti fra le imprese, dalle piccole medie imprese alle aziende più grandi.

Tra le imposte e i costi relativi allo svolgimento della propria attività, il rischio è quello di non riuscire a bilanciare le uscite con le entrate. Per questo motivo è necessario adottare delle strategie che permettano di tenere a bada gli esborsi ed aumentare gli utili.

Ecco alcuni consigli per ottimizzare le proprie spese:

Redigere un Business Plan

Fare un Business Plan consiste nel  redigere un piano imprenditoriale su un tempo mediamente lungo (dai 3 ai 5 anni) che vada a toccare tutti i vari ambiti come l’analisi di mercato, marketing, risorse umane ecc.

La sua funzione principale è quella di “biglietto da visita” dell’azienda, ma consente anche di effettuare una stima di quali problematiche potrebbero sorgere nel tempo in modo da poter agire con largo anticipo.

Una buona stesura del Business Plan porta a definire una strategia aziendale più definita e più efficiente. Organizzando bene ogni aspetto della propria attività, dal personale al magazzino fino alle tempistiche e pianificando la propria strategia d’impresa si riesce ad ottimizzare al meglio ogni spesa e ad avere un’azienda che lavora in modo più efficiente.

Scegliere accuratamente i propri istituti di credito

Un’azienda, durante la sua attività, ha necessità di appoggiarsi su uno o più istituti di credito. Scegliere la carta di credito o la carta prepagata più economica è un passaggio che può permettere di risparmiare denaro in modo sensibile nel lungo periodo; basta semplicemente analizzare varie offerte e scegliere quella più adatta alle esigenze della propria impresa.

Fare un’analisi dei costi aziendali

Un controllo periodico sulle spese aziendali è fondamentale per qualsiasi attività commerciale. Risulta un mezzo molto utile per rendersi conto della situazione economica in cui verte l’impresa.

In primis è necessario identificare con precisione tutte le spese dell’azienda in un determinato periodo di tempo. Da qui è possibile valutare quali costi possono essere ridotti e come, se ci sono degli sprechi, delle spese che non portano alcun vantaggio all’azienda oppure dei costi che possono essere reindirizzati e sfruttati in maniera migliore.

Tra le varie spese che solitamente portano a più sprechi ci sono i costi di locazione, le spese per gli acquisti, per il personale ed il marketing.

Fare un’accurata gestione del magazzino

La gestione del magazzino è una procedura che a primo impatto viene spesso sottovalutata. Eppure, molti esborsi di denaro derivano proprio da qui; basta un calcolo fatto in modo approssimativo e frettoloso per ritrovarsi con prodotti non venduti nel proprio deposito.

Per non correre questo rischio è necessario analizzare continuamente il mercato di competenza, stabilire con precisione e accuratezza la quantità di merce che l’azienda dovrà produrre ed avere l’elasticità di rinnovare la propria produzione quando il mercato lo richiede.

Redigere un Budget

Il budget è un documento contabile in cui si stabiliscono le scelte future della propria attività nell’arco di un anno ed è complementare al Business Plan. Si tratta di uno strumento determinante per la gestione dell’azienda, poiché permette di fare una programmazione a breve termine e al tempo stesso di fare un’operazione di controllo sui dati reali rispetto alle previsioni.

Il Budget è composto da 3 diversi documenti:

– Budget operativo. Riguarda le aree operative dell’azienda, quindi ricavi, costi per materie prime, produzione, manodopera, marketing ecc.

– Budget Investimenti. Contiene gli investimenti programmati necessari all’azienda

– Budget finanziario. Un riepilogo delle previsioni di entrate e uscite del budget operativo, comprendendo anche gli investimenti e la cassa. Permette di valutare se l’azienda sarà in grado di contare solamente sulle sue risorse o dovrà ricorrere a dei finanziamenti

Durante la stesura di un budget è sempre necessario tenere conto della strategia che l’impresa ha deciso di adottare e degli obiettivi che questa intende raggiungere; in questo modo si potranno effettivamente ridurre gli sprechi ed ottimizzare le proprie risorse.

Utilizzare un software per la registrazione e l’analisi dei costi

Per stilare un Business Plan, un Budget, o per effettuare dei controlli, delle verifiche è necessario avere a portata di mano i dati oggettivi di tutti i costi e ricavi. Questo può diventare molto macchinoso e può portar via molto tempo se non si utilizzano dei software appositi.

Un semplice foglio di calcolo può aiutare moltissimo in tutti questi procedimenti, permettendo anche di inserire informazioni più dettagliate riguardo a tutte le voci di spesa (come ad esempio le ricevute o le fatture). Digitalizzando questo processo, tutti i calcoli di cui avrete bisogno verranno fatti in modo automatico, risparmiando una notevole quantità di tempo e garantendo una maggiore accuratezza.

La scelta del software da utilizzare dipende dalle vostre esigenze. Per una piccola attività l’utilizzo di fogli excel può essere più che sufficiente, mentre, per attività più grandi e complesse dove magari si ha necessità di un controllo più frequente sui costi, è consigliabile orientarsi su applicazioni dedicate alla gestione, registrazione e categorizzazione delle spese.